PROYECTO FINAL

1. RESEÑA DE LA EMPRESA

Sistemas de Información Empresarial Ltda fue fundada en la ciudad de Cali, en el año de 1981. La necesidad de asesoría, diseño y desarrollo de aplicativos para un selecto grupo de empresas del Valle del Cauca pioneras en la utilización de los computadores, tales como: Sidelpa, Colombina, Sharp de Colombia, BDF, Cementos del Valle, Delima y Cía, Cartón Colombia, entre otras, dió origen al nacimiento de lo que es hoy en día una de las Casas de Software más prestigiosas a nivel nacional.

Con la aparición de los primeros micro computadores en el año de 1984, se trasladaron los diseños y experiencias adquiridos en estas importantes empresas a los sistemas ofrecidos por estas máquinas. De ésta forma  nace el primer prototipo del sistema “UNO”, el cual abre el panorama comercial definitivo de lo que sería la organización en los próximos años.

En el año de 1987, se crean los departamentos de Implementación, Soporte y Capacitación para responder estructuradamente a la creciente demanda del mercado empresarial. A mediados de 1991, nace la división de Ventas y Mantenimiento de Equipos, debido a la exigencia y búsqueda de un proveedor integral en el área de la informática.

Como respuesta a los nuevos retos que plantea la tecnología cliente/servidor de múltiples capas, desde 1998, se inició un ambicioso proyecto, el Sistema ERP UNO ENTERPRISE. Esto, convierte a SIESA en una de las pocas casas de software que está en capacidad de respaldar a sus clientes, independientemente del entorno tecnológico que seleccione. Este compromiso con los clientes, ha permitido diversificar la actividad como desarrolladores de soluciones empresariales, a otros campos, como proveedores de hardware, telecomunicaciones, capacitación y mantenimiento de equipos.

El hecho de llevar más de 30 años entregando soluciones a los diferentes retos que plantea la industria del software, ha obligado a SIESA a trabajar con mayor fuerza en las demás variables que son decisivas cuando se trata de garantizar la continuidad de las cerca de 5.000 soluciones implementadas con el sistema UNO.

En la actualidad, Sistemas de Información Empresarial cuenta con 281 colaboradores distribuidos en cinco sedes: Santiago de Cali, Santafé de Bogotá, Pereira, Barranquilla y Medellín. Se ha posicionado como empresa líder en el desarrollo, asesoría y comercialización de software administrativo a lo largo del territorio nacional con más de 5000 empresas clientes usuarias del Sistema “UNO”.

Varias son las realizaciones que sustentan un servicio superior como el que ofrece SIESA, estos son:

•  Moderna infraestructura de comunicaciones (Call centers, help desk, acceso web
• Sedes propias y canales certificados en las principales regiones de Latinoamérica para garantizar cercanía al cliente.
•  Entrenamiento permanente del recurso humano.
• Disponibilidad de equipos de consultores profesionales altamente calificados y exclusivos para las áreas de implementación, producción y soporte postventa.
• Uso de metodologías de implementación que basadas en las mejores prácticas de negocios, garantizan cortos tiempos de implementación.
• Salas de capacitación dotadas con las más modernas ayudas audiovisuales y tecnológicas.
•  Adicionalmente, cuenta con una unidad de investigación y desarrollo que garantiza a los usuarios actualizaciones permanentes de software adaptadas a la legislación vigente como es el caso de la NIIF.

• SEDES DE SIESA

Siesa cuenta con cinco sedes propias en Colombia en las siguientes ciudades: Cali, Bogotá, Medellín, Barranquilla y Pereira. Además, cuenta con tres sedes en el extranjero. Una en Caras-Venezuela, una en Lima-Perú y otra en México DF-México. Estas sedes están ubicadas en estas ciudades con el propósito de expandir el mercado internacional y atender eficientemente cientes de Sur y Centro América.

2.    TIPO DE ORGANIZACIÓN

Sistemas de Información Empresarial S.A. SIESA es una sociedad perteneciente al sector de la informática y las telecomunicaciones, constituida legalmente por escritura pública 140 del 23 de enero de 1981 y con matricula mercantil 88724-4. Como organización orientada a la gestión del conocimiento en todas las áreas, está involucrada en  diferentes frentes de acción como desarrollo de software, soluciones de infraestructura tecnológica, capacitación y consultoría en procesos empresariales que integren soluciones de gestión de información.

3.  GRUPOS COMPROMETIDOS 

SIESA siempre se ha preocupado por construir relaciones de alianza con otras organizaciones dentro del sector, integrando procesos de planeación, control y mantenimiento de las diferentes actividades. 

Vale la pena mencionar el tema de las relaciones con Universidades, donde están ubicados los software como instrumentos de aprendizaje, lo que permite espacios para seguir avanzando en propuestas de desarrollo de investigación, aún por profundizar.

                               

4. PROVEEDORES

Uno de sus principales proveedores es HP, su único proveedor de hardware. También son importantes los proveedores de sistemas operativos y bases de datos. 

• SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y PEDIDOS:

  El principal y único proveedor es Hewlett- Packard, con el se ha trabajado desde hace muchísimo tiempo. El pedido que se les hace depende siempre del cliente, pues este es el que decide si desea que sus equipos sean de esta marca o no, en caso de escoger otra, el cual está en t su libre albedrío, pues ya el cliente tiene que hacer contacto con él y solicitarlo, es decir la empresa le delega esa labor al cliente para que el haga ese trámite por su cuenta. De lo contrario, SIESA llama a HP y hace el pedido necesario para cumplir con lo pedido. La selección de este proveedor ocurrió hace muchísimo tiempo pues era el que mejor cumplía con los requisitos de la empresa, además de que cuenta con un excelente prestigio que hace que sus demandantes de software se sientan en la total confianza de adquirirlos por su alta calidad. La evaluación para este alianza no es muy rigurosa, pues entre ellas ya hay un grado de confianza demasiado alto, sin embargo SIESA cada año evalúa como ha sido el proceso y si se ha presentado algún inconveniente.

5.  PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

• SIESA ENTERPRISE

Siesa Enterprise es un software ERP, que permite que los datos generados en todas las áreas de la empresa, queden integrados en el sistema: finanzas, logística, distribución, inventarios, compras, ventas, recursos humanos y producción. Esto permite hacer un seguimiento completo de principio a fin, propiciando de esta manera el uso de la información como un verdadero recurso estratégico que marca la diferencia competitiva para garantizar el éxito.

• SIESA ENTERPRISE  STANDARD

Siesa Enterprise Standard es la solución ERP ideal para medianas empresas que no están en la capacidad de hacer grandes inversiones en tecnología, que buscan una solución escalable, de rápida implementación y que integre todos sus procesos.

  

• SIESA 8.5

El sistema Siesa 8.5 es una ERP, que a diferencia de otras propuestas en el mercado ha optado por seguir en la plataforma tradicional, esto marca importantes ahorros en materia de infraestructura de software y hardware, que la catalogan como la solución de manejo de información empresarial que en Colombia ofrece la mejor relación costo/beneficio.

• SIESA  INTELLIGENCE 

Siesa ofrece a los usuarios de sus soluciones una completa oferta de soluciones de inteligencia de negocios, cubriendo todos los nivele de BI, desde los reportes a partir de información contenida en sistemas de información, hasta la gestión de tableros de mando o Balanced Scorecard.

  

• SIESA MOBILE

Siesa Mobile es la solución de automatización de fuerza de ventas mediante el uso de equipos portátiles conectados al sistema comercial de su solución ERP Siesa. Siesa Mobile  permite acceder a servicios de información en cualquier momento y lugar. Mediante la utilización de dispositivos como Smart Phones Siesa Mobile permite la automatización de los procesos de toma de pedidos, recaudo y facturación.



• SIESA POS

La solución de Software POS de Siesa (Siesa POS) es una herramienta de administración de puntos de venta, orientada a mejorar las prácticas en materia de gestión y control de las empresas del sector comercial. Siesa POS es ideal para empresas que buscan una verdadera integración entre el Back Office y sus puntos de venta.

• SIESA CRM

Siesa CRM ofrece una solución para consultar en línea desde una herramienta de CRM, la información de las relaciones transaccionales con los clientes contenida en el sistema Siesa 8.5 ó Siesa Enterprise. Esto permite a las compañías, centralizar todo el conocimiento de sus clientes en una única solución, volviendo más productiva la operación diaria comercial, mejorando el control interno y por consiguiente, el servicio al cliente.

      

• SIESA CLOUD SERVICES 

Principales Beneficios:

•  Disminución de inversión en infraestructura tecnológica,
•  Acceso a la información más importante de un negocio a través de dispositivos móviles.  

• DESARROLLOS VERTICALES

Aplicación del Software Siesa 8.5 en sectores como:

• Salud
• Talleres
• Hoteles

  6. PORTAFOLIO DE SERVICIOS

•SIESA LEARNING 

Siesa Learning es el conjunto de herramientas ofrecidas a clientes, usuarios, distribuidores y aliados para que logren el mejor desempeño en las soluciones ofrecidas por Siesa. 

A través de procesos de educación estructurados se optimiza el uso que los usuarios finales hacen de las soluciones Siesa y garantiza un total aprovechamiento de las funcionalidades ofrecidas.

•SIESA CONSULTING

Desde el momento de adquirir una solución Siesa, cada compañía cuenta con el respaldo de consultores expertos que se encargan no solamente de implementar con éxito cada solución, sino que también, a partir de las necesidades particulares, maximizan el retorno de la  inversión  del consumidor alineando cada funcionalidad ofrecida con los procesos internos y objetivos del negocio.

•SIESA IT SOLUTIONS

Siesa pone al servicio de sus clientes Siesa IT Solutions una unidad de negocios que provee servicios de:

•Diseño, implementación y mantenimiento de proyectos de infraestructura tecnológica.

•Diseño, instalación y mantenimiento de proyectos de cableado estructurado.

•Contratos de servicios configurables de acuerdo a las necesidades de cada negocio .

•Consultoría en proyectos de inversión y detección de necesidades futuras.

7. CLIENTES

•PEDIDOS DE LOS CLIENTES

   

   Cuando el cliente busca a la empresa lo hace por medio telefónico o yendo directamente. Al realizar la llamada, se comunica con el área de investigación y desarrollo para hacer un primer contacto y definir en una primera medida, la razón de la empresa solicitante. Después este pedido se lo delegan al área comercial, encargada de hacer las visitas consultivas, las cuales consiste en enviar a un agente comercial con el fin de saber con exactitud cuáles son las necesidades de la empresa, y comenzar hacer ciertas adaptaciones a los software según su requerimiento, cabe aclarar que esta cotización no tiene ningún costo. Al ser incluidas estas modificaciones y mejoras se hace una propuesta final junto con el departamento de finanzas para estipular el precio por este programa. 

       Si es aceptado por parte del cliente, el área de consultoría inicia la  implementación e instalación del software, este procedimiento se puede hacer por medio de la nube o una persona especializada se dirige a la empresa y hace la correcta instalación con una explicación y/o capacitación del programa. En ese momento se hacen las últimas modificaciones y aclaraciones para finalizar con la firma de un contrato, después de esto no hay ningún tipo de reclamo, pues ya existió un momento para hacerlo, y el firma esta acta, acepta que todo quedo en perfectas condiciones y que se instalo el software o hardware deseado. 

•TRANSPORTE Y ENTREGA A LOS CLIENTES

•  La entrega del producto tangible, para la empresa SIESA, se hace por medio de la empresa de transporte TCC. Este producto es llamado hardware y consiste en todos los computadores y maquinaria que la empresa ofrece a sus demandantes con el fin de un excelente funcionamiento de su programa. No tienen ninguna especificación especial para los vehículos, solo se resalta el cuidado con el que se debe transportar estos computadores para que no haya ningún tipo de daño, físico o de funcionamiento. Este servicio tercerizado se brinda a nivel local, es decir que cada ciudad contrata a la empresa de transporte que más le conviene y se adecua a sus necesidades.
• El bien intangible de la empresa es llamado software, y este si tiene un vehículo propio. Su forma de darle el servicio al demandante es virtualmente, como por ejemplo por medio de la nube, internet o un dispositivo magnético. Para entregarle este servicio al cliente no se necesita pedir ningún permiso, solo tener el conocimiento y aceptación por parte de la empresa solicitante. Gracias a la facilidad que nos brinda este medio para llegar a cualquier rincón del mundo, es a nivel nacional o internacional. Al momento de “entregar” el software, simplemente  lo que se hace es subirlo a la nube, si es que se escoge este medio, y que la empresa lo descargue. En caso tal que lo requieran, se puede enviar a una persona que haga parte de la implementación, para que vaya directamente e instale el programa. En ese momento se hace la verificación de que es exactamente lo que solicitaban y si desean hacerle alguna modificación pues esta persona está autorizada en hacerlo. 

• Si es internacional la única modificación es que, si  SIESA no está en ese país, la empresa busca contratar a alguien temporalmente y en específico para ese trabajo y que este vaya e implemente el programa deseado. Para la escogencia de esta persona, que sería un agente comercial, lo buscan por medio de páginas web donde soliciten este empleo, se le hacen las entrevistas pertinentes y queda contratado. En conclusión el servicio se ofrece tanto a nivel nacional como a nivel internacional. 

•QUEJAS POR PARTE DE LOS CLIENTES

• El área que interviene con respecto a las quejas  es consultoría, y es justamente en el momento de la implementación, muy pocas veces se reciben este tipo de inconvenientes pues antes de esto ya se ha pasado por un proceso de adaptación y aceptación por parte de la empresa. Es por esto que si hay algún inconveniente el cliente lo puede decir y este se puede corregir, todo esto es un proceso que se hace de la mano, pues ya al momento de que la organización ha accedido todo y que la implementación está hecha correctamente, y se ha verificado su funcionamiento, ellos firman un acta donde aceptan lo que se les entrego, ya después de esto no se puede hacer ningún tipo de reclamo ni queja. 

•MEJORES PRÁCTICAS CON LOS CLIENTES

• La diferencia de esta empresa con las demás es por su alta calidad y experiencia que tienen, pues se encuentra en funcionamiento hace 35 años y este punto diferencial hace que muchas empresas reconocidas como crepes and waffles sean unos clientes fieles a su sistema de software. Además por el excelente funcionamiento que este tiene. Sin embargo no hay que dejar a un lado que es una organización seria y que cumple con todos los requisitos legales para su funcionamiento, pues hay que tener en cuenta que en este mundo de la tecnología muchos programas pueden ser “pirateados”, y este hecho es perjudicial para cualquier empresa que desee implementarlo.

8. PROCESOS ESENCIALES Y DE APOYO

9. CADENA DE ABASTECIMIENTO

10. PROCESO DE EXPORTACIÓN

• siesa actualmente se encuentra  prestando sus servicios a empresas en 8 paises de Latinoamérica ( colombia, peru, Venezuela, chile , panamá, republica dominicana, mexico y  ecuador) con presencia activa en 4 de ellos (colombia, Venezuela, peru, ecuador). Para la apertura de negocios en estos países, en primera medida el departamento de mercadeo y ventas realizó una investigación del mercado, donde se identificaron las necesidades de las empresas en ese país en materia de software empresariales, además de los requerimientos legales internacionales  pertinentes para la incursión en estos territorios.

• Siesa al ser una compañía dedicada a los servicios de software empresariales su manejo internacional no se deriva en volúmenes de exportaciones e importaciones, sino en el soporte adecuado y eficiente que le debe brindar a las empresas internacionales las cuales tienen en sus sistemas a siesa. Aun así cuando la compañía es requerida por un cliente internacional básicamente el proceso de venta consultivas es el mismo que en Colombia, solo que se asigna un agente comercial pero de dicho país para que los costos se reduzcan además de ser más rápido el  proceso de implementación del software en el cliente, esta asignación la hace siesa internacional que son las oficinas en países extranjeros.

• Al acordar todos los puntos de la negociación, siesa implementa sus software internacionalmente a través de internet y con mucha facilidad al ser este un producto intangible, por otra parte el pago de este servicio en el exterior se hace a través de la generación de una factura se envía a la empresa en el otro país y se hace una nacionalización de divisas. 

11. MAQUINARIA Y PLANTA DE PRODUCCIÓN

• La empresa como tal tiene un área de investigación y desarrollo, que es el encargado de la realización de todos los software que se ofrecen. Esta área se encuentra en un lugar aparte de la organización, en una casa vecina al lugar donde se hizo la entrevista, y que por obvias razones no se permite acceso a personas ajenas a SIESA. Su ubicación es lejana a los demás debido a que su nivel de concentración debe ser mayor e ininterrumpido.

• Principalmente se observaron, físicamente, muchos computadores y teléfonos, pues el centro de distribución para ellos son los call center, donde allí pueden tener la información necesaria acerca del software y un contacto cercano con el cliente. La empresa se encuentra dividida en diferentes departamentos, según el servicio solicitado por el cliente o su necesidad se establece cual puede darle manejo y solución a lo que desea. En este caso cuando se hace una venta consultiva, el cliente le deja expresado que es lo que él quiere y cuáles son las posibles mejores que desea para que el software funcione según los requerimientos de la empresa, este lleva toda esta información, y los encargados de investigación y desarrollo ponen en físico sus deseos para después re enviarles lo que podría ser una propuesta final. 

12. ERROR LOGÍSTICO

• Se lograron detectar errores logísticos que ha incurrido la organización y que son en parte, exteriores a ella. Electricidad, la funcionalidad principal de la empresa es con base a la tecnología, principalmente computadores, si la electricidad se llega a ir, la utilización de los computadores queda inhabilitada, aunque la información no se pierde pues esta se encuentra en la nube. Este error se ve más bien afectada por la otra empresa que en la mayoría, no tienen una planta eléctrica y puede interferir a la hora de la implementación del programa.  Otro error es el no prevenir las alteraciones de los estados de la naturaleza. Por ejemplo las inundaciones que afectan directamente el funcionamiento de los computadores. 

13. POSIBLES MEJORAS LOGÍSTICAS

• Durante la visita a la empresa pudimos evidenciar que un aspecto a mejorar es la logística reversiva o logística inversa, pues no tienen implementado ningún sistema para esto. Debido a que los productos y servicios que SIESA ofrece son muy exactos, no suelen presentarse fallas del producto o servicio, sino mas bien, inconformidades por parte del cliente. Sin embargo, aunque todas estas inconformidades han debido quedar resueltas en el proceso de negociación entre el cliente y el desarrollador del software, suele ocurrir que algunos clientes piden modificaciones una vez el producto ha sido instalado y esto ya no lo cubre la empresa como logística reversiva, sino que va por parte del cliente, quien ha hecho una gran inversión y debería ser tenido en cuenta en aspectos como este.

12. ENTREVISTAS

 PRIMER ENTREVISTADO: JEFE DE PROYECTOS

• Logística: Entiendo por logística el conjunto de actividades métodos y recursos para llevar a cabo una actividad que puede estar enfocada en el ámbito empresarial o efectivamente en cualquier tipo de proceso que se lleve a cabo y que implica más de una recurso involucrado.
• Cadena de Abastecimiento: La cadena de abastecimiento lo entiendo como el conjunto, mecanismo, o proceso a través del cual se lleva a cabo un producto o un servicio, desde quien lo realiza, que puede ser el sector primario, hasta el consumidor final.

SEGUNDA ENTREVISTADA: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

• Logística: Para mi logística es el proceso de administrar con estrategia y con orden, desde las materia primas hasta el producto final, para garantizar que realmente el cliente quede satisfecho.
• Cadena de Abastecimiento: Sería el orden de todas las actividades que en una compañía se llevan a cabo desde el momento en que arranca la actividad de materia prima, hasta el momento final en el que el cliente lo recibe

DE ACUERDO A LO ESTUDIADO EN CLASE

• Logística:  Es aquella parte de la supply chain management, que planifica, implementa y controla el flujo directo e inverso y el almacenamiento efectivo y eficiente de bienes y servicios, con toda la información relacionada, dese el punto de vista de origen al punto de vista de consumo, para poder cumplir con los requerimientos de los clientes.

• Podemos ver que en sus definiciones, los entrevistados resaltan el hecho de que la logística es un proceso que arranca desde que se obtiene la materia prima para la producción de un bien o servicio, hasta que se lleva a manos del cliente. Por otro lado, la segunda entrevistada tiene en cuenta uno de los aspectos que se vienen desarrollando desde 1990, y es garantizar la satisfacción de los clientes. Finalmente, ambos plantean que es un proceso que requiere una estrategia, un orden y cierta metodología.

• Cadena de Abastecimiento: Es la integración de todas las empresas que participan en la producción, distribución, manipulación, almacenaje y comercialización de un producto o servicio y de sus componentes.Ambos entrevistados concuerdan con que es la unión de todas las actividades que una compañía desarrolla desde momento en que arranca la tranformación de materia prima, hasta el momento final en el que el cliente final lo recibe. 
• Pero olvidaron que no es solamente la unión de las actividades realizadas por una empresa, sino por un conjunto de empresas como proveedores, transportadores, etc.

13. DURANTE LA VISITA